Dịch vụ hoàn tất đơn hàng TMĐT, bạn đã biết?

Một sản phẩm tốt - đáp ứng được nhu cầu Khách hàng, một trang web thu hút được người dùng và một hệ thống xử lý đơn hàng được tối ưu hóa được xem là quan trọng đối với doanh nghiệp bán hàng. Tuy nhiên, nếu quy trình xử lý đơn hàng gặp trục trặc, hoạt động kinh doanh sẽ chỉ tốn chi phí mà không mang lại lợi nhuận. Mặc dù việc hoàn tất đơn hàng có thể tốn nhiều thời gian nhưng nó là một yếu tố then chốt quyết định thành công của các cửa hàng trực tuyến. Chi phí vận chuyển và hoàn tất đơn hàng có thể ảnh hưởng đến chi phí vận hành, dẫn đến tăng chi phí và giảm lợi nhuận. Giao hàng trễ, lỗi đóng gói và vi phạm SLAs của sàn đã cam kết trước đó sẽ có thể khiến khách hàng quay lưng lại với thương hiệu.

Xây dựng cho mình một quy trình xử lý các đơn hàng từ các sàn TMĐT hoặc sử dụng dịch vụ hoàn tất thương mại điện tử là điều cần thiết cho sự hài lòng của khách hàng và các biện pháp tiết kiệm chi phí. Không nhất thiết phải xây dựng cho mình một quy trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh vì so với thực tế, việc thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng thường được khuyến khích hơn vì tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như chi phí vận hành. Tuy nhiên, việc hiểu rõ các quy trình sẽ giúp xây dựng một nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh trực tuyến.

DỊCH VỤ HOÀN TẤT ĐƠN HÀNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?

Dịch vụ hoàn tất đơn hàng TMĐT đề cập đến việc thuê các công ty 3PL thực hiện các hoạt động xử lý đơn hàng cho các nhà bán hàng trực tuyến. Thay vì tự xử lý việc xử lý đơn hàng, quản lý kho hàng và vận chuyển, nhà bán hàng có thể hợp tác với các công ty 3PL, nhà cung cấp dịch vụ, những chuyên gia trong hoạt động hoàn tất đơn hàng.

Dịch vụ hoàn tất đơn hàng TMĐT cung cấp một loạt các giải pháp để đơn giản hóa quy trình xử lý đơn hàng. Các công ty 3PL cung cấp hệ thống kho bãi rộng khắp, đi kèm quản lý hàng tồn kho, dịch vụ xử lý đơn hàng và các dịch vụ vận chuyển đi kèm. Bằng cách tận dụng chuyên môn và cơ sở hạ tầng,nhà bán hàng có thể tập trung vào các hoạt động cốt lõi như tiếp thị, phát triển sản phẩm và dịch vụ khách hàng.

Khi sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng TMĐT, quy trình thường bắt đầu bằng việc gửi hàng tồn kho đến kho của nhà cung cấp. Nhà cung cấp dịch vụ nhận, lưu trữ và quản lý hàng tồn kho thay cho doanh nghiệp. Khi khách hàng đặt hàng, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ bắt đầu xử lý đơn hàng theo quy trình lấy đúng và đủ số lượng hàng hoá có trong đơn hàng từ kho, đóng gói chúng và sắp xếp vận chuyển. Một số dịch vụ hoàn tất còn bao gồm cả việc xử lý đổi/trả hàng.

LÀM SAO ĐỂ XỬ LÝ MỘT ĐƠN HÀNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ?

Nhà bán hàng TMĐT đều tham gia vào quy trình hoàn tất đơn hàng, tuy nhiên tuỳ vào mô hình và cách thức hoạt động khác nhau sẽ xây dựng cho mình quy trình xử lý đơn hàng khác nhau. Từ những người bán nhỏ lẻ quản lý hàng tồn kho của họ trong trực tiếp tại nơi bán đến các doanh nghiệp lớn hơn sử dụng kho hàng, việc hiểu được hành trình hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử là rất quan trọng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá các giai đoạn khác nhau liên quan đến việc hoàn thành một đơn hàng thương mại điện tử, nêu bật các cách tiếp cận khác nhau của các doanh nghiệp để giao sản phẩm cho khách hàng một cách hiệu quả và liền mạch.

Người bán quy mô nhỏ: Xử lý đơn hàng trực tiếp tại nơi bán

Đối với những shop mới và nhà bán hàng nhỏ lẻ, việc hoàn tất đơn hàng thường bắt đầu bằng việc quản lý một lượng hàng tồn kho hạn chế trực tiếp tại nơi bán hàng hoặc kho hàng tại nhà.

Xử lý đơn hàng cấp Doanh nghiệp: Quản lý kho bãi

Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, quy trình xử lý đơn hàng trở nên phức tạp hơn. Hoạt động quản lý kho bãi đa dạng các yêu cầu từ việc nhận hàng từ các container, xe tải hoặc pallet được giao đến các kho hàng nhằm mục đích xử lý các đơn hàng

Tối ưu quy trình hoàn tất đơn hàng

Quản lý tập trung hay tích hợp các sàn tảng thương mại điện tử với phần mềm quản lý đơn hàng và đồng bộ đơn hàng với hệ thống WMS, cho phép đơn hàng được chuẩn bị nhanh chóng và giao hàng ngay lập tức. Khi khách hàng đặt hàng, một loạt các công việc sẽ được thực hiện liên tục theo quy trình. Quy trình xử lý đơn hàng bắt đầu từ việc tải về danh sách đơn hàng, tiến hành lấy hàng theo đơn và cập nhật lại số lượng hàng tồn kho. Sau đó, hoạt động xử lý đơn hàng sẽ bắt đầu và tiếp tục đến khi đơn hàng được đóng gói thành công,

Bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Ở giai đoạn cuối cùng trong quy trình hoàn tất đơn hàng, đơn hàng được đóng gói sẽ được bàn giao cho đơn vị vận chuyển để tối ưu được thời gian và chi phí của hoạt động giao hàng.

LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ HOÀN TẤT ĐƠN HÀNG TMĐT

Sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng mang lại vô vàn lợi ích có thể ảnh hưởng đáng kể đến thành công và sự phát triển của các doanh nghiệp online. Hãy cùng khám phá chi tiết từng ưu điểm, được hỗ trợ bởi dữ liệu và số liệu:

Khả năng mở rộng linh hoạt

Dịch vụ hoàn tất đơn hàng cung cấp cho doanh nghiệp khả năng mở rộng hoạt động nhanh chóng và hiệu quả. Theo nghiên cứu của Invesp, việc thuê ngoài các hoạt động hoàn tất đơn hàng có thể dẫn đến mức tăng 30% về khả năng xử lý khối lượng đơn hàng. Khả năng mở rộng này cho phép doanh nghiệp xử lý các đợt gia tăng nhu cầu đột ngột trong mùa cao điểm hoặc các sự kiện khuyến mại mà không cần đầu tư đáng kể vào cơ sở hạ tầng hoặc tuyển dụng thêm nhân sự.

Tiết kiệm chi phí

Thuê ngoài hoạt động hoàn tất đơn hàng cho một nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt có thể giúp tiết kiệm đáng kể chi phí. Nghiên cứu của Shopify cho thấy các doanh nghiệp hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) có thể giảm chi phí xử lý đơn hàng lên tới 40%. Bằng cách tận dụng không gian kho hàng, trang thiết bị và nhân công sẵn có của nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tránh các khoản chi tiêu vốn và chi phí cố định liên quan đến việc duy trì hoạt động hoàn tất đơn hàng của riêng mình.

Chuyên môn và Hiệu quả

Các nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng chuyên về hoạt động quản lý, xử lý đơn hàng, có chuyên môn cao trong quản lý kho hàng và hoạt động logistics hiệu quả. Theo nghiên cứu của Peerless Research Group, 86% doanh nghiệp báo cáo hiệu quả được cải thiện sau khi thuê ngoài hoạt động hoàn tất đơn hàng. Các nhà cung cấp này đã mài giũa quy trình của họ, triển khai các công nghệ tiên tiến và quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý để tối ưu hóa độ chính xác của đơn hàng và giảm thiểu lỗi. Chuyên môn này cho phép doanh nghiệp hưởng lợi từ việc tăng hiệu quả, xử lý đơn hàng nhanh hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Cải thiện độ chính xác và nâng cao tốc độ xử lý đơn hàng

Sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng có thể nâng cao đáng kể độ chính xác và tốc độ xử lý đơn hàng. Nghiên cứu của McKinsey & Company cho thấy các doanh nghiệp thuê ngoài hoạt động hoàn tất đơn hàng đạt tỷ lệ chính xác đơn hàng là 99%, giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi hoàn tất đơn hàng và hàng trả lại. Với các nguồn lực chuyên dụng, hệ thống quản lý hàng tồn kho tiên tiến và quy trình chọn hàng và đóng gói hiệu quả, các nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng có thể hoàn tất đơn hàng nhanh chóng và chính xác cho thấy các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ 3PL đạt được thời gian xử lý đơn hàng nhanh hơn 48%

Mở rộng mạng lưới phân phối

Dịch vụ hoàn tất đơn hàng thường vận hành nhiều kho hàng được đặt ở các vị trí khác nhau trên khắp cả nước. Mạng lưới phân phối này cho phép doanh nghiệp lưu trữ hàng tồn kho gần khách hàng hơn, giảm thời gian vận chuyển và chi phí vận chuyển. Theo một bài báo trên Harvard Business Review, các doanh nghiệp tối ưu hóa mạng lưới phân phối của họ đạt được mức giảm 5-10% chi phí vận chuyển. Bằng cách tận dụng mạng lưới và giá vận chuyển được thương lượng với các nhà vận chuyển của nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi vận chuyển, cung cấp các tùy chọn giao hàng nhanh hơn và tiếp cận lượng khách hàng rộng hơn.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Xử lý đơn hàng hiệu quả ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Nghiên cứu của Deloitte cho thấy các doanh nghiệp cung cấp trải nghiệm hoàn tất đơn hàng liền mạch đạt tỷ lệ giữ chân khách hàng là 91%. Bằng cách hợp tác với dịch vụ hoàn tất đơn hàng, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh hơn, theo dõi đơn hàng chính xác và quy trình trả hàng dễ dàng. Điều này dẫn đến sự hài lòng của khách hàng tăng lên, lòng trung thành của khách hàng cao hơn và các đề xuất tích cực.

Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi

Sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng cho phép doanh nghiệp tập trung vào các năng lực cốt lõi và sáng kiến chiến lược của họ. Theo nghiên cứu của Entrepreneur, các doanh nghiệp thuê ngoài hoạt động thực hiện đơn hàng tiết kiệm trung bình 120 giờ mỗi tuần, cho phép họ dành nhiều thời gian và nguồn lực hơn cho phát triển sản phẩm, tiếp thị và thu hút khách hàng. Việc tập trung vào các chức năng kinh doanh cốt lõi này thúc đẩy đổi mới, củng cố vị thế thương hiệu và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh tổng thể.

Việc sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng mang lại nhiều lợi ích cho các nhà bán hàng, bao gồm khả năng mở rộng thị trường, tiết kiệm chi phí,cải thiện độ chính xác và tốc độ đơn hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và khả năng tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Những lợi ích này cho phép doanh nghiệp tinh chỉnh hoạt động, mang lại trải nghiệm khách hàng vượt trội và đạt được tăng trưởng bền vững trong môi trường thương mại điện tử đầy cạnh tranh.

Ngoài những lợi ích được nêu trong bài viết này, việc sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng cũng có thể mang lại những lợi ích khác như:

• Tiếp cận với hệ thống công nghệ tiên tiến: Các nhà cung cấp dịch vụ thực hiện đơn hàng thường đầu tư vào các công nghệ tiên tiến như hệ thống quản lý kho hàng (WMS), hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh (OMS). Những công nghệ này có thể giúp cải thiện hiệu quả, độ chính xác và khả năng hiển thị hàng tồn kho.
• Giảm rủi ro: Thuê ngoài hoạt động thực hiện đơn hàng có thể giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc quản lý kho hàng và vận chuyển. Ví dụ, các nhà cung cấp dịch vụ thực hiện đơn hàng thường có bảo hiểm để bảo vệ chống lại mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.

Nhìn chung, việc sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng có thể là một quyết định sáng suốt nhà bán hàng trực tuyến muốn cải thiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn.